Tutoriel d'indexation
N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques pour améliorer ce pas à pas !
Étape 1 : choisir les documents à indexer
Ce document de la boîte OR142 n'est pas indexé, et n'est pas retrouvable.
Un document entièrement non indexé se présente de cette manière : il ne contient pas d'informations nominatives pour le retrouver, et la jauge d'indexation à droite est à 0%.
Ce document de la boîte OA001 est partiellement indexé, il est retrouvable. Mais certaines informations peuvent manquer.
Un document partiellement indexé se présente de cette manière : il contient des informations nominatives permettant de le retrouver, mais la jauge d'indexation à droite est à 0%. Cela signifie que vous pouvez ajouter des informations en plus.
La boîte OR38G est à indexer en priorité, par exemple.
Si vous menez des recherches personnelles et que souhaitez indexer au fil de l’eau les documents que vous retrouvez, rendez-vous directement à l’étape 2.
Sinon, il est possible de mener une campagne d'indexations systématique. Dans ce cas vous devez savoir que nos fonds sont organisés par boites portant des cotes (par exemple OR001). Certaines de ces boîtes ne sont pas du tout indexées, et sont prioritaires : actuellement, ce sont les boîtes OR22G à OR38G + OR142 à OR178.
Pour les retrouver, il suffit de taper le numéro de la boîte dans le champ "Rechercher partout", et de lancer la recherche.
Étape 2 : comment indexer ?
Lorsque la visionneuse est ouverte, allez dans la barre d'outil tout à droite
Icône indexation
Lorsque vous avez choisi le document à indexer, ouvrez-le dans la visionneuse en cliquant sur l'image. La visionneuse s'ouvre dans un nouvel onglet.
Sur la barre d'outils tout à droite, cliquez sur "Indexation"
Un document peut comporter plusieurs images. Assurez-vous de vous positionner sur l'image que vous souhaitez réellement indexer, en utilisant les flèches de navigation.
Lorsque vous êtes réellement sur l'image que vous souhaitez indexer, cliquez sur "Indexer ce document".
Puis cliquez sur "Ajouter".
Indexation en cours, qui sera sauvegardée.
Lorsque vous êtes en train d'indexer, l'outil dispose de sauvegardes automatiques. Mais il est préférable d'enregistrer manuellement votre travail en plus, même s'il n'est pas complet (vous pourrez toujours revenir dessus ensuite).
Étape 3 : quelles informations indexer ?
Si vous vous trouvez sur un document qui n'est pas du tout indexé, il est préférable de remplir le plus de champs possibles.
Exemple d'une indexation exemplaire !
Ici l'indexation consiste à rajouter l'adresse, puisque le reste des informations nominatives est déjà noté.
Si vous vous trouvez sur un document qui est déjà indexé nominativement, et qui est retrouvable, vous pouvez ajouter toutes les informations qui n'avaient pas déjà été notées.
Foire Aux Questions
Dois-je respecter un format pour certains champs ?
- L'indexation est plus efficace si les données enregistrées sont toutes au même format. De manière générale, le sujet du document doit être indexé en "NOM Prénom", et les dates doivent être indiquées au format JJ/MM/AAAA. Pour plus de détails, il faut consulter les "Consignes de saisie des indexations nominatives" ci-dessous.
Puis-je corriger mon indexation, même si j'ai fermé la visionneuse ?
- Oui ! Il vous suffit de retrouver le document, l'image indexée, et de cliquer sur "Ajouter". De cette manière, vous pouvez même corriger des indexations qui ne sont pas les vôtres, si vous constatez des erreurs.
Mon indexation est-elle immédiatement visible par toutes et tous ?
- Non, pas immédiatement, les indexations sont visibles une fois la sauvegarde journalière effectuée automatiquement sur les serveurs. Elle se produit tous les matins à 7h. Il faut donc attendre au maximum 24h pour voir votre travail !
